Im Wirtschaftsleben zeigt sich in jedem Bereich, ob das nun Webdesign oder ein anderes Gebiet ist, das anstehende Aufträge eine eigene Dynamik entwickeln. Dies resultiert aus den Ansprüchen sowohl der Auftraggeber wie der Auftragnehmer. Es besteht fast immer der Ehrgeiz, den Erfolg der zuvor erledigten Aufgabe zu übertrumpfen. Dies führt auch dazu, dass die Aufgaben an Komplexität zunehmen. Letztlich werden daraus Projekte, die nicht mehr von einer Person sondern von einer Gruppe bearbeitet werden. Dem Projektmanagement fällt dabei die Aufgabe zu, die verschiedenen Aufgabenstellungen innerhalb des Projektes zu koordinieren. Dabei können Fehler gemacht werden. Einige dieser gravierenden Fehler sind nachfolgend aufgeführt und natürlich auch, wie diese Fehler vermieden werden können.

 

Fehler beim Projektmanagement

Welches Ziel hat das Projekt?

Nicht selten begeht das Projektmanagement den Fehler, die Mitarbeiter der Projektgruppe über das eigentliche Ziel im Unklaren zu lassen. Es werden lediglich Teilaufgaben vergeben, die aber keinen Schluss über das fertige Projekt zulassen. Dies kann aus verschiedenen Gründen erfolgen, oft ist es leider so, dass die verantwortliche Person im Projektmanagement damit ihren Führungsanspruch untermauern möchte, quasi unter dem Motto: „ich weiß mehr als ihr“. Andrerseits kann es auch eine gewollte Geheimhaltung sein, um nicht zuviel über das Projekt nach Aussen dringen zu lassen.

Die Lösung: Im zweiten Fall sollten die Mitarbeiter darüber aufgeklärt werden, das eine gewollte Geheimhaltung besteht und dies wird in der Regel auch akzeptiert. Im ersten Fall besteht ein Führungsproblem, das sich nicht so einfach klären lässt. Für die Mitarbeiter des Projektes ist die Übersicht über das gesamte Projekt wichtig, da sich dadurch Zusammenhänge ergeben, die in Teilbereichen nicht sichtbar sind, was sich wiederum auf die segmentierte Arbeit auswirkt.

 

Der Zeitplan im Projekt

Immer wieder wird der Fehler gemacht, einem Projekt einen zu engen Zeitplan aufzudrücken. Dies führt fast schon unweigerlich zu weiteren Fehlern, die im Nachhinein zeitaufwendig korrigiert werden müssen.

Die Lösung: Das Projektmanagement zeichnet hier schon in der Kalkulation verantwortlich, dass dem Projekt ein ausreichender Zeitrahmen gewährt wird. Dies muss gegenüber dem Auftraggeber vertreten werden. Letztlich führt ein zu knapp kalkuliertes Angebot zum Verlust. Dabei darf nicht vergessen werden, das gerade im Webdesign die Kreativität eine erhebliche Rolle spielt und diese ist sehr schwer in einen zu engen Zeitplan einzubinden.

 

Die Aufgabenverteilung im Projekt

Das Projektmanagement überträgt die Einzelaufgaben an die verschiedenen Mitarbeiter des Projektes. Dabei kann es zu Fehlbesetzungen kommen. Eine Person die in einem bestimmten Fachbereich bei dem vorhergehenden Projekt glänzende Arbeit geleistet hat, muss beim aktuellen Objekt nicht unbedingt die beste Besetzung für die gleiche Tätigkeit sein. Dafür sind die Objektinhalte meist zu unterschiedlich.

Die Lösung: Die Rollenverteilung sollten die Projektmitarbeiter selbst austüfteln. In der ersten Projektsitzung kann so klar dargelegt werden, wer welche Aufgabe übernehmen möchte. Interessanterweise finden sich selbst für meist ungeliebte Arbeiten Freiwillige, die dies gerne Übernehmen. Damit wird zudem der Projektfriede gewahrt, da sich keiner Übervorteilt sieht.

 

Der mögliche Arbeitsaufwand

Wie groß der Arbeitsaufwand innerhalb eines Projektes wird, ist oft nicht abzusehen. Wenn nun das Projektmanagement den Fehler macht, den Auftrag anzunehmen und dabei einen zu engen Zeitplan akzeptiert oder sich der Tragweite der Arbeit nicht bewusst ist, entstehen sowohl finanzielle Verluste und auch das Image des Unternehmens leidet.

Die Lösung: Vor Auftragsannahme müssen die jeweiligen Fachleute den Aufwand abschätzen. Diese Einschätzung stellt anschließend die Grundlage zur Kalkulation dar.

 

Die Kommunikation in der Projektgruppe

Miteinander reden ist extrem wichtig in einem Projekt. Nicht selten befinden sich in der Gruppe starke Individualisten, die lieber alles für sich behalten.

Die Lösung: Das Projektmanagement ruft regelmäßige Projektsitzungen ein, in denen jeder Teilnehmer seine Fortschritte darlegt, dabei erfolgt auch gleich die weitere Aufgabenverteilung. Sehr sinnvoll in diesem Zusammenhang ist die Einrichtung einer projektbezogenen Kommunikationsplattform im Intranet, gerade wenn die Projektmitarbeiter an verschiedenen Standorten arbeiten.

 

Das Risikomanagement

Projekte haben gerne die Eigenschaft, aus dem Ruder zu laufen. Sowohl das Projektmanagement wie auch die Mitarbeiter des Projektes übersehen nicht selten, das die Kosten-Nutzen-Relation bei bestimmten Teilgebieten nicht mehr gegeben ist.

Die Lösung: Das Controlling des Projektes liegt immer außerhalb der Gruppe. Dies bezieht sich nur auf das Kosten-Controlling, nicht auf die Aufgaben des Projektmanagements.

 

Probleme werden ignoriert

Etwas auf die lange Bank zu schieben, ist nicht nur in der Freizeit eine beliebte Art Problemen aus dem Weg zu gehen. In Projekten wird dieser Fehler auch gerne praktiziert, da anstehende Probleme zu lösen meist sehr zeitaufwendig ist.

Die Lösung: In jeder Projektsitzung werden die Probleme aufgezeichnet und zur Lösung an eine geeignete Person übertragen. Die Probleme bleiben so lange auf der Agenda der Projektsitzungen, bis die Lösung herbeigeführt wurde.

 

Haben Sie Fragen zu den Fehlern beim Projektmanagement? Gerne helfen wir Ihnen weiter. Kontaktieren Sie uns einfach.